Au secours je dois rédiger un compte-rendu de réunion !

C'est le genre de travail que personne ne veut faire : rédiger un compte-rendu.

L'horreur, quasiment la corvée.

Et pourtant si utile. Car, comme le dit votre mère (et elle a raison) : les paroles s'envolent, les écrits restent.

Outre le fait que votre mère a définitivement le sens de la formule, elle a raison. Quand on se réunit, c'est généralement pour une bonne raison (c'est tellement pénible à organiser :-). Peut-être allez-vous aborder un ordre du jour, plusieurs points à traiter. Et il se peut que vous ayez besoin de rédiger un compte-rendu.

Pour quelles raisons peut-on avoir besoin de rédiger un compte-rendu ?

Tout d'abord, pour que ceux qui ne peuvent être présents lors de cette réunion puissent prendre quand même connaissance des propos tenus.

Ensuite, parce que les propos et les annonces pourraient faire l'objet de procédures juridiques ultérieures.

Enfin, parce que vous pouvez avoir besoin tout simplement de retracer un historique.

Entreprises, associations, syndic, administrations... Tout le monde peut avoir besoin de rédiger un compte-rendu.

Dans tous les cas, on connaît la réaction des heureux élus lorsque que ce n'est pas leur métier.

Rédiger un compte-rendu : une tâche hyper-chronophage

Loin de l'image d'Epinal de la "dactylo", vous verrez rapidement que ça semble simple comme ça, mais que ça ne l'est pas du tout. Rien d'étonnant à ce que les sociétés de compte-rendu fassent souvent appel à des diplômés de Sciences-Po ou d'école de journalisme pour ce type de travaux.

Gardez votre sang-froid, tout va bien se passer.

Tout d'abord, vous assisterez à la réunion et disposerez, dans l'idéal, d'un appareil d'enregistrement. Il existe de très bonnes applications mobiles qui peuvent aussi faire l'affaire, rassurez-vous.

Notre conseil : utilisez deux appareils, des fois que l'un des deux vous ferait faux bond. Ah ah. Imaginez la boulette.

Puis, toujours pendant la réunion, vous noterez le nom de chacun des participants, au fur et à mesure de leurs interventions et les mots ou chiffres les plus importants. Cela implique que vous devez connaître leur nom et prénom avant de commencer la réunion.

Notre conseil : si vous ne connaissez pas tous les participants, prenez une feuille blanche, dessinez la disposition des tables, et inscrivez le nom des personnes autour. Cela vous facilitera la vie 🙂

Enfin, avec vos notes et votre fichier audio, vous pourrez commencer à rédiger votre compte rendu.

De l'importance de trier parmi les propos : ceux qu'on rédige, ceux qui rallongent le document pour rien

Vous commencerez par reporter tous les propos, puis vous réaliserez que ça, c'est mal dit, que cette phrase-là, non, définitivement, vous ne pourrez pas la reporter telle quelle, et que pour retranscrire cette idée, vous devez user d'un langage, disons, plus diplomate. Vous allez rapidement comprendre que vous devez retranscrire, ce qui implique une part d'interprétation, et surtout synthétiser. Ainsi, certaines entreprises spécialisée dans le compte-rendu et la synthèse proposent différents formats, du plus exhaustif au plus synthétique pour s'adapter à toutes les situations.

Car évidemment, on ne synthétise pas de la même façon un colloque, une conférence, ou une instance (CSE, CSSCT).

Lorsque des sujets sont sensibles, ou que beaucoup d'informations sont délivrées (chiffres, exposé), vous pouvez être amené à rédiger un document plus long que s'il s'agit d'une conférence ou d'un colloque, dont vous reporterez uniquement les grandes idées.

Et très vite, le choix des mots sera une première épreuve, que seul le temps, la pratique et la lecture de documents antérieurs pourra vous aider à réussir.

Choisir les informations à mettre en avant dans votre compte-rendu

Rédiger un bon compte-rendu revient donc, dans un premier temps, à choisir le bon niveau de retranscription (plus ou moins exhaustif).

Ce qui implique de choisir, de trier parmi tout ce qui sera dit quelle information doit figurer dans le document ou non. Et parmi ce que vous pouvez d'ores et déjà mettre de côté, citons :

  • Les remarques personnelles
  • Les commentaires sur les aspects techniques de la réunion - la luminosité de l'écran, le bon paramétrage du micro, etc
  • Les répétitions, sauf si elles expriment une insistance particulière.

En effet, le choix des informations à reporter lorsqu'on rédige un compte-rendu demande un peu de capacités de jugement et d'esprit critique, mais si vous connaissez votre sujet, vous devriez rapidement les identifier. Et si on vous demande si vous pouvez rédiger le compte-rendu, c'est qu'on vous en croit capable.

Alors souriez !

Les connecteurs logiques sont vos amis

Un autre point fondamental concerne les connecteurs logiques. Nous ne sommes pas tous des écrivains, et nous n'avons pas tous un style d'écriture digne du Prix Goncourt. En revanche, il y a UN point sur lequel il suffit d'être un peu attentif pour qu'au moins, même une personne n'ayant pas assisté à la réunion puisse en comprendre le contenu : la logique des échanges. Et pour ce faire, les connecteurs logiques sont vos meilleurs alliés.

Mesdames et messieurs, sous vos applaudissements... les connecteurs logiques

Quelques formules prêt-à-l'emploi pour rédiger votre compte rendu

Enfin, et parce qu'on est vraiment sympa, on vous a fait une liste de formules toutes faites qui sont absolument à bannir et les alternatives acceptables dans un compte-rendu :

  • On : nous (oui, on devrait réécrire tout cet article)
  • Il y a : il existe
  • Les résultats sont très bons : les résultats sont très satisfaisants
  • Les résultats sont bien mais sans plus : les résultats sont corrects
  • Faire un bilan : dresser un bilan
  • Les résultats sont mauvais : les résultats sont insuffisants
  • On a du mal à : nous rencontrons des difficultés à
  • C’est pas, j’ai pas : ce n’est pas, je n’ai pas
  • Cette machine, ça fonctionne bien : cette machine fonctionne correctement
  • Un gros chiffre, une grosse quantité : un nombre élevé, une quantité importante
  • Un gros projet : un projet de grande envergure
  • On a beaucoup réduit … : nous avons réduit … de façon drastique
  • C’est à 50 € : le prix de telle prestation s’élève à 50 €/coûte 50 €
  • Des infos pour les travaux : des informations au sujet/à propos des travaux
  • Pour le bâtiment A : Concernant le bâtiment A, /Quant au bâtiment A,
  • On n’a pas de : nous ne disposons pas de
  • Il y a un projet en cours de construction de XYZ : un projet de construction de XYZ est en cours.
  • Tout un système : un système complet
  • Faire une présentation : présenter les résultats d’une étude/analyse

Derniers points de la rédaction de compte rendu : émargement, ODJ, conventions d'écriture et dénomination des participants

Il est d'usage de spécifier en première page le nom de l'instance ou de la réunion avec la date et l'heure de début.

On ajoute également la liste des personnes et on distingue :

  • Les présents
  • Les excusés
  • Les absents (ceux qui ne se sont pas excusés)
  • Les invités : généralement des personnes extérieures à la liste des élus/participants habituels, invités pour parler d'un sujet précis.

Par ailleurs, on ajoute l'ordre du jour en début de document, et/ou on spécifie les points abordés au fur et à mesure du document, en ajoutant des titres pour pouvoir les retrouver plus facilement par la suite.

Les acronymes sont ajoutées en majuscules entre parenthèses pour la première fois dans le document après qu'on a mis en toutes lettres leur signification. Exemple : l'Ordre Du Jour (ODJ). Et dans la suite du document, vous pourrez vous contenter de mettre simplement "l'ODJ", puisque vous l'avez déjà détaillé une première fois.

Avant-dernier conseil : si vous ne savez pas comment s’appelle une personne, indiquez « un intervenant », « une intervenante ».

Dernier point : par pitié, n'écrivez pas "Mr" pour "monsieur". Une bonne fois pour toutes, "Mr" est l'abréviation en anglais de "Mister". L'abréviation de "Monsieur" c'est "M.". L'abréviation de "Messieurs Dupont et Durand" est "MM. DUPONT et DURAND" et l'abréviation de "Mesdames Dupont et Durand" est "Mmes DUPONT et DURAND". Par convention, on écrit : M./Mme Prénom NOM.

Et si vous avez lu cet article jusqu'ici et que vous trouvez ces formules utiles on vous demande UN truc : dites-nous un petit merci en commentaire.

Allez